- 5 julio, 2022
- Posted by: GUILLERMO VELEZ GONZALEZ
- Category: Manual organizacional
Lic. Guillermo Vélez González
Red de inteligencia organizacional de México
INTRODUCCIÓN
A diferencia del funcionamiento altamente predecible de una máquina, el trabajo de equipo es incierto, por su alta dependencia a la voluntad humana y a los complejos factores internos y externos que la determinan.
En gran medida, el éxito del trabajo de equipo depende de la alineación sinérgica lograda entre las voluntades de sus integrantes durante todo el proceso que garantiza el logro de los objetivos esperados.
El Manual de Organización surge de la capacidad de un grupo para acordar y formalizar de manera colaborativa, lo que cada una de ellas se responsabiliza hacer para asegurar en tiempo y forma, el logro de los objetivos esperados cumpliendo los estándares de calidad, eficiencia, legalidad y productividad marcados por el mercado, por la empresa, su gente y el entorno social en el que se desenvuelven.
Por su naturaleza, el manual de organización se considera el principal “ordenador” de cualquier organización ya que representa el compendio de todos los mandatos acordados por quienes la integran y que garantizan, como la normatividad, el control continuo de toda su actuación y con ello, el cumplimiento de las metas y objetivos rectores de la organización.
OBJETIVO ESENCIAL
En esencia, cada una de las partes especificadas en el Manual de organización representa de manera interna, una forma de proteger la vida y equilibrio del grupo. De manera externa, una forma para protegerlo de aquellos factores de su entorno que le representen riesgo para su estabilidad o existencia. De esta razón, todo lo incluido en el Manual, en algún momento debe responder a los siguientes aspectos:
- Integridad legal, física y ética de cada individuo y del grupo en general.
- Cumplimiento del servicio comprometido con quienes nos necesitan de manera externa o interna.
- Productividad en la obtención y uso óptimo de los recursos utilizados en el logro de los objetivos y metas.
- Cordialidad en el ambiente laboral.
CONTENIDO DURO
Se considera el contenido duro del Manual de organización a aquel incluido de manera escrita en los documentos normativos de la empresa entre los que están; los objetivos, políticas, procedimientos, descripciones de puesto, reglamentos, contratos y formatos.
CONTENIDO BLANDO
El Manual de organización contiene el acuerdo negociado entre las voluntades de los integrantes de una empresa, sobre los objetivos, metas, actividades y normativas a lograr para garantizar su permanencia en el entorno y la satisfacción de sus miembros. Es el código fuente inscrito en la “mente colectiva” que debe ir impreso en las decisiones, acciones y comportamientos para garantizar la sinergia o fuerza del grupo.
ESTRUCTURA
Gran parte de la fortaleza del Manual de organización, está determinada por la solidez de su estructura interna, es decir, por la forma en que su partes y contenidos responden a cada uno de los siguientes tres aspectos:
- Congruencia: Esta, establece que cada sección y actividad debe ´corresponder a los objetivos rectores, propósitos, cultura y filosofía organizacional de la empresa.
- Coherencia: Hace referencia a que el sentido de cada parte del Manual, se la da su parte antecesora como proveedora y, sus predecesoras como su receptora usuaria.
- Consistencia: Entendida esta, como la capacidad de cada una de las partes para conservar, en el tiempo, su contenido y estructura, base ante los continuos cambios producidos en el entorno y los experimentados por su naturaleza interna.
ETAPAS
Como documento, el Manual de organización tiene las siguientes tres etapas:
- Elaboración (Integración)
- Presentación (Formalización)
- Uso (Control)
La primera de ellas, es la de mayor relevancia en la integración y estructura de un equipo de trabajo, ya que se enfoca a la implementación de los procesos humanos de colaboración, acuerdo y formalización necesarios para lograr la integración de las voluntades individuales en una organización (empresa) que comprende personas, procedimientos, recursos, tecnología, información y conocimiento al servicio de un entorno que lo nutre y determina. La forma de llevar a cabo esta etapa y las siguientes, se describe en otro momento.
La segunda (presentación) la podríamos denominar de “permanencia” por ser la etapa en que quedan formalizados los acuerdos logrados en la etapa de elaboración en su correspondiente sección del Manual de organización.
Por su parte, la tercera etapa (Uso) se considera la herramienta organizacional de apoyo para el mantenimiento del óptimo rendimiento del comportamiento de los grupos, la resolución de conflictos y el clima laboral. Es a través de esta etapa, que el responsable del flujo organizacional con base en lo acordado en la primera etapa y formalizado en la segunda, realiza monitoreos para identificar y resolver desviaciones que puedan poner en riesgo el flujo operativo.
